1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Lars Vatheuer
lv-media.de
Bockumer Heide 12
59075 Hamm
E-Mail: info@lv-media.de

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Webseite tausche-meine-schicht.de sowie die darüber angebotene SaaS-Anwendung zur digitalen Schichtplanung und Schichttauschverwaltung. Sie richtet sich an Besucher der Webseite sowie an Administratoren und Mitarbeiter von Unternehmen, die die Anwendung nutzen (nachfolgend „Mandanten").

Hinweis für Mandanten: Sofern Ihr Unternehmen als Mandant die Anwendung nutzt, handeln wir bei der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag. Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) ist verpflichtend.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Webseiten-Besucher (tausche-meine-schicht.de)

• Technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Zugriffszeit) – verarbeitet durch den Webserver, nicht dauerhaft gespeichert
• Demo-Anfragen: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensname (freiwillige Angaben im Kontaktformular)

3.2 Nutzer der Anwendung (Mandanten-Bereich)

• Stammdaten: Name, Benutzername, Rolle, Zugehörigkeit zu Gruppen/Abteilungen
• Schichtdaten: geplante Schichten, Schichttypen, Schichttauschangebote und -anfragen
• Abwesenheitsdaten: Urlaub, Krankheit, sonstige Abwesenheiten
• Protokolldaten: Anmeldezeitpunkte, Benachrichtigungen
• Audiodateien und Transkriptionen: bei Nutzung der optionalen Funktion „Meeting-Protokolle" (verschlüsselt gespeichert, automatisch gelöscht nach Verarbeitung)

4. Rechtsgrundlagen

Verarbeitungszweck	Rechtsgrundlage
Vertragserfüllung (Betrieb der SaaS-Anwendung)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Demo-Anfragen bearbeiten	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Technischer Betrieb, IT-Sicherheit	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Auftragsverarbeitung für Mandanten	Art. 28 DSGVO

5. Hosting und Infrastruktur

Die Anwendung wird ausschließlich auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) betrieben. Alle Daten verbleiben damit innerhalb der Europäischen Union. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Einsatz von KI (Anthropic Claude)

Für bestimmte KI-gestützte Funktionen (KI-Assistent, Anomalie-Erkennung, Schichtplan-Optimierung, Meeting-Protokolle) werden Daten an die Anthropic PBC (548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA) übermittelt.

Maßnahmen zum Schutz der Betroffenen:

• Pseudonymisierung: Mitarbeiternamen werden vor der Übermittlung automatisch durch zufällige Codes (z. B. „MA-4821") ersetzt (Privacy by Design gemäß Art. 25 DSGVO). Anthropic erhält zu keinem Zeitpunkt Klarnamen.
• Drittlandübermittlung: Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) ist Bestandteil der Anthropic Commercial Terms of Service und damit automatisch wirksam.
• Kein Training: Anthropic verwendet über die API übermittelte Daten nicht für das Training von Modellen.

7. Cookies

Die Anwendung setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein:

• Session-Cookie: Wird für die Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung benötigt. Kein Tracking, keine Weitergabe an Dritte. Läuft mit dem Schließen des Browsers ab.

Es werden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies verwendet. Eine Cookie-Einwilligung ist daher nicht erforderlich.

8. Speicherdauer

• Mitarbeiterdaten und Schichtdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses des Mandanten; danach vollständige Löschung
• Demo-Anfragen: Bis zur abschließenden Bearbeitung, spätestens nach 6 Monaten
• Audiodateien (Meeting-Protokolle): Werden nach der Transkription automatisch gelöscht; Transkriptionen bis zur manuellen Löschung durch den Admin
• Server-Logs: Maximal 7 Tage

9. Datensicherheit

• Verschlüsselung: Alle Verbindungen sind durch TLS (HTTPS) verschlüsselt. Audiodateien werden zusätzlich mit AES-256 (Fernet) verschlüsselt gespeichert.
• Mandantentrennung: Jeder Mandant verfügt über eine eigene isolierte Datenbank. Ein mandantenübergreifender Datenzugriff ist technisch ausgeschlossen.
• Zugriffsschutz: Passwörter werden ausschließlich als Hashwerte (PBKDF2-SHA256) gespeichert, niemals im Klartext.
• Serverstandort: Deutschland (Hetzner Rechenzentrum).

10. Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO): „Recht auf Vergessenwerden"
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Herausgabe Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@lv-media.de

Sie haben zudem das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Für NRW ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Anwendung oder der gesetzlichen Anforderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter tausche-meine-schicht.de/datenschutz abrufbar.